Portail des entreprises formatrices – Transmettre les contrats d’apprentissage en un seul clic

Fini le papier : désormais, les contrats d’apprentissage peuvent être transmis sous forme numérique à l’Office des écoles moyennes et de la formation professionnelle (OMP). Et leur approbation s’effectue aussi par la voie numérique. D’autres services en ligne seront développés et proposés, sous la devise « un seul identifiant pour tout ». Les entreprises formatrices peuvent dès à présent participer au projet pilote et ainsi utiliser le nouveau portail.

Rolf Marti

Le nouveau portail des entreprises formatrices est en ligne ; les personnes intéressées peuvent dès à présent l’utiliser. Cet outil permet aux entreprises formatrices et à l’OMP d’échanger leurs données numériquement, de réduire les démarches administratives et d’accélérer les processus. A l’avenir, les entreprises formatrices pourront :

• transmettre et faire approuver leurs contrats d’apprentissage en ligne ;
• gérer en ligne les dossiers de leurs formatrices et formateurs ;
• publier leurs places d’apprentissage vacantes directement sur la bourse des places d’apprentissage du canton de Berne.
  

Le nouveau portail a été élaboré avec l’aide de représentantes et représentants de grandes et de petites entreprises formatrices. Ceux-ci ont fait part de leurs besoins pratiques et ont veillé à ce que l’utilisation du système soit intuitive. Cet objectif semble atteint si l’on en croit les retours des entreprises formatrices qui participent à la phase pilote (voir interview). Dès que cette phase sera terminée, toutes les entreprises formatrices du canton recevront, par courrier postal, un identifiant leur permettant d’accéder à leur compte.

Les entreprises pourront saisir leurs contrats d’apprentissage sur le nouveau portail, puis les transmettre à l’OMP par voie électronique. Imprimer les contrats, les signer et les envoyer par la poste à l’OMP ? C’est de l’histoire ancienne ! Dorénavant, les contrats d’apprentissage seront approuvés en ligne par l’OMP, si toutes les conditions sont remplies. La gestion des contrats sera donc plus simple et plus rapide. Les contrats ne seront établis sur papier qu’entre l’entreprise formatrice, l’apprenti·e et les représentants légaux.

Le portail offre encore d’autres avantages. Les entreprises formatrices pourront gérer toutes les données qui les concernent et qui concernent leurs formatrices et formateurs via un seul identifiant. Elles pourront ainsi saisir et traiter les données personnelles des formatrices et formateurs, octroyer des autorisations de former, transférer la responsabilité d’un apprentissage d’une personne à une autre et classer les documents requis dans les dossiers correspondants (p. ex. diplôme professionnel ou attestation de cours). Elles pourront aussi autoriser des personnes à modifier les données sur le portail.

Grâce au nouveau portail, les entreprises formatrices auront une vue d’ensemble de toutes les données échangées avec l’OMP. Toutes les parties auront donc accès aux mêmes informations, ce qui permettra d’éviter les erreurs. Mais ce n’est pas tout : les entreprises pourront aussi saisir et modifier sur le portail les données concernant leurs places d’apprentissage vacantes, avant de les publier en un rien de temps sur la bourse des places d’apprentissage. Les offres d’emploi seront donc toujours à jour.

A l’avenir, l’OMP entend proposer d’autres services en ligne sur le portail (p. ex. inscription à la procédure de qualification). Son objectif à long terme est de supprimer le papier dans les échanges avec les entreprises formatrices. Le nouveau portail représente une étape importante de ce processus.